5 bước để tạo SOP

5 bước để tạo SOP

Ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe hiện đại rất phức tạp – và có thể mất nhiều thời gian để tìm hiểu các kỹ năng, vì vậy luôn tốt khi có một hệ thống tại chỗ. SOP, hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn, là các hướng dẫn hoạt động như hướng dẫn cho các quy trình làm việc của nhân viên, chẳng hạn như để duy trì một Thu thập dữ liệu điện tử (EDC) hệ thống. Những hướng dẫn này có thể được sử dụng nhiều lần và là lời nhắc nhở về cách tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ.

Hãy coi SOP giống như một công thức: Nó cho bạn biết cách làm món gì đó, từng bước một — và tất cả những gì bạn phải làm là làm theo hướng dẫn và món ăn sẽ trở nên hoàn hảo mọi lúc. Không có phỏng đoán liên quan.

Nó quan trọng đối với các chuyên gia chăm sóc sức khỏe để có các SOP được ghi lại để dễ theo dõi. Nó cũng giúp SOP dễ dàng dạy cho các nhân viên mới và quản lý theo thời gian: nếu bạn muốn các SOP của mình phản ánh thông tin mới nhất, thì tất cả những gì bạn cần làm là cập nhật chúng.

SOP là gì?

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) là tiêu chuẩn mà người thử thuốc lâm sàng cần tuân theo để đảm bảo quá trình thử nghiệm của họ tuân theo các quy tắc và quy định của tổ chức mà họ đã cung cấp. Đối với các nhà thử nghiệm lâm sàng, điều quan trọng là phải biết những gì được mong đợi trong mỗi bước của quy trình thử nghiệm. Các hướng dẫn và quy định áp dụng phải được tham chiếu, chẳng hạn như ICH E6 Thực hành lâm sàng tốt21 CFR 50 để bảo vệ các đối tượng con người. Thông thường, một SOP chứa các phần tử sau:

  • Trang tiêu đề
  • Mục lục
  • Mục đích (mô tả thử nghiệm lâm sàng, tóm tắt các mục tiêu chính của nó, đảm bảo tất cả các từ viết tắt được xác định khi sử dụng lần đầu)
  • Thủ tục
  • Bảo đảm chất lượng / kiểm soát chất lượng
  • Người giới thiệu

Tạo SOP

Dưới đây là 5 bước để tạo SOP:

1. Lập danh sách kiểm tra có thể hành động

Danh sách kiểm tra “có thể hành động” có nghĩa là mỗi mục trong danh sách là một nhiệm vụ cụ thể và cụ thể có thể được thực hiện — không có gì mơ hồ như “giám sát dự án” hoặc “giám sát tiến độ”. Làm cho các SOP của bạn hiệu quả hơn cũng đơn giản như thiết kế chúng sao cho chúng có thể được theo dõi bởi bất kỳ nhà thử nghiệm lâm sàng nào. Điều này sẽ tối đa hóa khối lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một khung thời gian nhất định, do đó có thể làm việc hiệu quả hơn.

Có các SOP thiết yếu, và sau đó là các SOP tùy chọn. Ví dụ về những điều cần thiết có thể là làm thế nào để có được sự đồng ý trước khi bắt đầu thử nghiệm lâm sàng. Luôn luôn có một số loại SOP cần thiết phải được triển khai trước khi bạn bắt đầu dùng thử, có nghĩa là việc có một danh sách kiểm tra với những nhiệm vụ đó trước tiên trong danh sách (và được đánh dấu là ưu tiên) sẽ cho phép bạn tuân thủ các quy định trong kịp thời.

2. Lập Kế hoạch Rà soát và Cập nhật SOP

Một phần quan trọng của việc tạo ra một SOP hiệu quả là phải có kế hoạch xem xét và cập nhật nó, vì vậy bạn không phải bắt đầu lại từ đầu. Điều quan trọng là thiết lập một hệ thống để bạn có thể nhanh chóng xác định những gì cần phải thay đổi mà không cần phải xem lại từng bước. Nếu nhóm của bạn làm việc từ SOP mẫu, thì quá trình này sẽ dễ dàng hơn nhiều vì bạn có thể chỉ ra khi nào mỗi phần cần được cập nhật.

Thêm ghi chú để cập nhật là một cách hiệu quả để duy trì hiệu quả trong các SOP của bạn. Nếu bạn có một thành viên trong nhóm đang thực hiện bước này, hãy thêm tên viết tắt của họ bên cạnh nhận xét để họ cũng biết để xem qua phần đó. Điều này sẽ đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ lỡ.

3. Thu thập thông tin để đưa vào SOP của bạn

SOP thường được sử dụng để đảm bảo đầu ra đồng nhất và chất lượng. Điều này có nghĩa là họ tập trung vào tài liệu về các bước, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được một mục tiêu. Mẫu SOP hiệu quả nhất sẽ là mẫu được thiết kế riêng cho nhu cầu của công ty bạn.

Điều này có nghĩa là bạn càng thu thập được nhiều thông tin liên quan đến những gì bạn muốn đưa vào SOP của mình, thì bạn càng có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của mình. Việc thu thập thông tin này sẽ không chỉ giúp phát triển SOP của bạn mà còn đảm bảo rằng những gì bạn làm cuối cùng đưa vào SOP của mình là chính xác những gì bạn muốn và cần để sử dụng hàng ngày.

Thông tin thu thập nên bao gồm:

  • Thủ tục là gì và nó dùng để làm gì.
  • Những người và bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ hoặc thủ tục.
  • Ai yêu cầu đào tạo về quy trình này, bao gồm cả người đã viết nó (nếu khác với những yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ).
  • Khi nào nó cần được thực hiện? Bao lâu?
  • Những công cụ, thiết bị và vật tư nào phải có để hoàn thành nhiệm vụ?
  • Ai chịu trách nhiệm về bất kỳ yêu cầu báo cáo và lưu trữ hồ sơ nào?
  • Có bất kỳ yếu tố môi trường nào cần được xem xét không?

4. Viết, đánh giá và xuất bản SOP của bạn

Viết SOP của bạn, sau đó nhờ một thành viên trong nhóm đánh giá. Điều này sẽ đảm bảo rằng không có sai sót hoặc hiểu nhầm có thể gây ra sai sót trong việc thực hiện tuân thủ các thử nghiệm lâm sàng. Sau khi SOP được xem xét và chỉnh sửa phù hợp, hãy nhờ người khác đọc qua nó để chắc chắn trước khi xuất bản nó trong toàn tổ chức của bạn. Bằng cách này, bạn có thể cảm thấy tự tin rằng mọi thứ đều chính xác trước khi nó được phân phối.

5. Duy trì SOP Ngoài giờ

SOP rất dễ sử dụng và hiệu quả, nhưng chỉ khi chúng được cập nhật. Đừng để SOP của bạn trở nên cũ kỹ vì nó có thể gây ra một số vấn đề bao gồm việc bỏ lỡ các bước hoặc thiếu trách nhiệm giải trình. Nếu bạn có thời gian, hãy làm một đánh giá nhanh hàng tuần chỉ để đảm bảo không có gì được thêm vào hoặc nếu bạn có một thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đó, hãy cho họ biết rằng họ có trách nhiệm cập nhật SOP. Nếu bạn muốn mọi người có trách nhiệm, hãy tổ chức một cuộc họp ngắn mỗi khi một nhân viên mới được thêm vào dự án / nhiệm vụ và cùng nhau thảo luận SOP. Thực hiện từng bước để đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình sẽ giúp mọi người có trách nhiệm và đi đúng hướng.

Khi bạn chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ trong nhóm của mình, không có cách nào để tránh việc tạo (hoặc đã giao cho bạn) SOP. Cho dù ai đó đã tạo SOP hay chưa, bạn có thể sử dụng các bước ở trên để tạo một SOP giúp ích cho nhóm của bạn. Thực hiện năm bước này cũng sẽ cung cấp sự nhất quán trong quản lý dự án / nhiệm vụ của bạn, điều này sẽ giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất hơn.

Bài đăng 5 bước tạo SOP xuất hiện đầu tiên trên Web Sinh viên.

Đánh giá hay post

Trang TOP 123 VN, Mã giảm giá Top1, Khuyến mãi Flash Sale
Logo